Zeit ist Geld ist Zeit ist Geld ist Zeit ist Geld …. Ein Tag hat 24 Stunden. Im besten Fall verbringen wir 8 Stunden davon mit Schlaf. Die Stundenanzahl, die wir mit Arbeit verbringen, ist individuell unterschiedlich und schwankt irgendwo zwischen vier und 16 Stunden pro Tag.
Als Unternehmer tendieren Sie womöglich zu einer hohen Stundenanzahl im Büro. Deshalb ist effizientes Arbeiten das A und O um die Produktivität zu maximieren, die Stundenanzahl dadurch zu verringern, in Folge weniger Stress zu haben und eine bessere Work Life Balance hinzubekommen.
Auch ich habe in den letzten 12 Jahren Unternehmertum gelernt, dass es nicht immer einfach ist, maximale Produktivität zu implementieren um die berühmte Work Life Balance zu meistern. Es erfordert eine ungeheure Disziplin - in vielerlei Hinsicht. Einige Dinge haben mir persönlich aber sehr geholfen. Deshalb möchte ich Ihnen in diesem Blogartikel die 15 Hacks für mehr Produktivität und Effizienz Steigerung vorstellen, die ich in der Praxis selbst anwende und jedem Unternehmer wärmstens empfehlen kann.
1. ERMITTLUNG DES STATUS QUO
Zu allererst muss eine Bestandsaufnahme her. Wie viel Zeit verbringen Sie womit? Wie viele Minuten verbringen Sie pro Tag mit E-Mails, mit Fortbildung, mit Ablenkungen, mit tatsächlich bezahlter Kundenarbeit und so weiter. Egal wie Sie dabei vorgehen: Wenn Sie Ihre Produktivität erhöhen möchten, müssen Sie zunächst auf die Minute genau wissen, womit Sie konkret Ihre Zeit verbringen.
Ich erstelle meine Zeitaufzeichnung zwei Mal im Jahr für jeweils vier Wochen am Stück. Auf einem großen Block auf meinem Schreibtisch notiere ich exakt (nicht geschätzt!), wie viele Minuten ich für welche Tätigkeit benötige.
Hier ist es besonders wichtig, schonungslos ehrlich zu sich selbst zu sein. Im Klartext: Wenn ich mich auf einer Nachrichten-Website verliere und lange scrolle, lese und von Link zu Link rutsche, werden auch dafür die Minuten exakt dokumentiert. Wie gesagt, im ersten Schritt geht es nur um die Bestandsaufnahme.
2. ANALYSE DES STATUS QUO
Haben Sie den Status Quo für vier Wochen lang akribisch festgehalten, geht es an die Auswertung. Am besten kategorisieren Sie einzelne Tätigkeiten; zum Beispiel: Social Media beruflich, Social Media privat, E-Mails, Meetings, bezahlte Kundenarbeit, private Organisation, Fortbildung, Strategie und so weiter. Addieren Sie die Minuten für alle Kategorien und atmen Sie tief durch.
Ja, Sie werden (sehr!) überrascht und vielleicht auch schockiert sein. Dieser Aha-Moment ist normal und wichtig. Das Gute daran: Nun wissen Sie wirklich, was Sache ist und können entsprechend handeln.
Wo ist es möglich zu delegieren? Was kann automatisiert werden? Was bringt Geld ins Unternehmen und was nicht (eine der wichtigsten Überlegungen überhaupt)? Gewissheit und klare Fakten sind die beste Ausgangslage um die Produktivität zu steigern.
Führen Sie in regelmäßigen Abständen Zeitaufzeichnungen durch und vergleichen Sie Ihre Ergebnisse. So wissen Sie, was gut funktioniert und wo es evtl. noch Luft nach oben gibt.
3. DELEGIEREN JA, ABER SINNVOLL!
Je nachdem, wie die Analyse Ihrer Zeitaufzeichnung aussieht, kann es bedeuten, dass Sie sich Profis (egal ob Freelancer oder Angestellte) suchen sollten, die gewisse Dinge besser und schneller machen als Sie selbst. Wir bieten beispielsweise ein Rundum-Sorglos-Service für unsere Website-Kunden an um unseren Kunden bei der Steigerung ihrer Produktivität zu helfen.
Sinn macht das Delegieren von Tätigkeiten natürlich nur, wenn es sich in zeitlicher sowie auch in finanzieller Hinsicht rechnet. Hier sind Lohnnebenkosten (vor allem in Zentraleuropa ein Wachstums-Hemmer) und Steuern zu berücksichtigen.
Sinnvoll delegieren bedeutet jedoch auch, dass die Organisation des Delegierens zeitlich in Betracht gezogen werden muss. Wenn Sie beispielsweise zwei Stunden pro Woche investieren müssen um zehn Stunden pro Woche zu sparen, ist dies äußerst sinnvoll. Wenn die zusätzliche Organisation bzw. Administration, die das Delegieren mit sich bringt, jedoch zwei Stunden pro Woche ausmacht und Sie dadurch lediglich zwei oder drei Stunden pro Woche sparen, ist es nicht sinnvoll.
4. FOKUS VS. MULTITASKING
Fokus ist immer besser als Multitasking. Ausnahmslos immer! Eine Aufgabe nach der anderen mit voller Aufmerksamkeit und vollem Fokus zu erledigen, ist weitaus schneller und zielführender als mehrere Aufgaben parallel zu erledigen.
Wissenschaftler erklären, dass die Ablenkung von einer Tätigkeit (unabhängig von der Dauer der Ablenkung!) und die Konzentration auf eine andere die Leistungsfähigkeit des Gehirns um 20 bis 40 % verringert, wenn Aufgaben parallel statt nacheinander erledigt werden.
Verabschieden Sie sich von Multitasking, es raubt Ihnen den Fokus vom wirklich Wichtigen. Probieren Sie es aus, Sie werden staunen, wie viele Stunden pro Woche Sie durch Fokus anstatt Multitasking einsparen können.
5. FIRST THINGS FIRST
Erledigen Sie die wichtigste Aufgabe des Tages zuerst - bevor (!) Sie Ihre E-Mails, Chat-Nachrichten oder Social Media öffnen. Was ist eine wichtige Aufgabe? Eine, die Ihre Miete und Ihr Essen zahlt. Fokussieren Sie sich für mehrere Stunden am Stück auf dieses eine Projekt, das wichtig ist und Umsatz in die Kasse spült.
Manche nennen dies auch Deep Work Sessions. Ich persönlich mag diesen Ausdruck sehr. Tiefes Arbeiten mit maximalem geistigen Fokus vor allen anderen Dingen - darum geht’s. Ein solcher Start in den Tag spart Ihnen am Ende des Tages mehrere Stunden Zeit.
6. SPONTANITÄT KILLT EFFIZIENZ
Planen Sie Dinge ein - beruflich und privat. Ich höre immer wieder „spontan ist es am besten“. Das mag zutreffen, wenn man so viel freie Zeit hat, dass man nicht weiß, was man damit anfangen soll. Doch Dinge bekommt man so nicht erledigt - ganz im Gegenteil. Die meisten spontanen Dinge finden gar nicht erst statt, weil es sich „spontan nicht ausgeht“.
Ich muss immer schmunzeln, wenn ich höre „ich mache das spontan“. Erstens ist dies lediglich eine Ausrede für „ich will mich nicht festlegen“. Zweitens bedeutet es „es ist mir nicht wichtig genug (sonst würde ich mich ja festlegen)“. Drittens ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas stattfinden wird, minimal. Und genau so ist es dann auch in der Praxis - es findet meistens gar nicht statt.
„Zeit hat man nie - außer, man nimmt sie sich.“
Was im Privatleben oft zu Frust führt, führt im Berufsleben zu weniger Effizienz und am Ende zu weniger Umsatz. Planen Sie Dinge ein! Sie wissen aus eigener Erfahrung sicher selbst, wie sinnlos es ist sich selbst zu sagen „Das mache ich, wenn ich Zeit habe.“ Solche Dinge werden nicht erledigt, sondern ewig auf die lange Bank geschoben. Deshalb ist es unerlässlich, alles einzuplanen - von bezahlter Arbeit für Kunden über interne Organisation bis hin zu Strategie-Arbeit für das eigene Business.
An dieser Stelle ist es auch wichtig zu erwähnen, dass ausreichend Pufferzeiten eingeplant werden müssen. Sonst ist es unmöglich den Zeitplan zu halten und tatsächlich in der täglichen Praxis umzusetzen. Grobe Faustregel: Je nach Tätigkeit sollten 20 bis 40 % Pufferzeit eingeplant werden.
7. TOLLE TOOLS
Ich selbst habe smarte Tools viel zu lange unterschätzt und mir damit selbst das Leben unnötig schwer gemacht. Seien Sie schlauer als ich und verwenden Sie digitale Tools, wo es nur geht! Sie werden sehen, es macht einen riesigen Unterschied im täglichen Arbeiten. Ein Hoch auf die Digitalisierung!
Hier ist ein Einblick in die Tools, die wir intern aktuell (Stand Juni 2022) nutzen:
Trello inkl. diverser Automationen
Billomat
Loom (unsere Kunden sind ganz begeistert von Screen Recordings)
nicht stören-Modus am Handy mit angeschlossenem Telefon-Sekretariat, das zu üblichen Bürozeiten immer erreichbar ist (Zugegeben, für das Sekretariat benötigt es natürlich Menschen aus Fleisch und Blut.)
Calendly inkl. Zoom-Integration (auch hier sind unsere Kunden glücklich, dass es so einfach ist mit uns einen Termin zu vereinbaren)
Dropbox inkl. Smart Sync
zeitversetztes Blogging im Wix-Dashboard
Adobe Creative Cloud Libraries
mobile Diktierfunktionen
8. GLEICH UND GLEICH GESELLT SICH GERN
Effizientes Arbeiten heißt auch ähnliche Tätigkeiten zu blocken und an einem Stück zu erledigen. So sind Sie geistig schon im richtigen Modus und können dadurch effizienter arbeiten und sämtliche Dinge schneller erledigen. Neben weniger Zeitaufwand erreichen Sie so außerdem bessere Qualität, da Sie fokussierter sind.
Hier ein Beispiel zur Veranschaulichung:
Variante 1 (11 Stunden):
E-Mails - 30 min
Social Media - 15 min
Angebot 1 kalkulieren - 45 min
E-Mails - 15 min
Interne Organisation - 15 min
Blogartikel 1 schreiben - 2 Stunden
Bezahlte Kundenarbeit - 1 Stunde
E-Mails - 15 min
Online-Meeting mit Kunde - 1 Stunde
Angebot 2 kalkulieren - 30 min
Blogartikel 1 finalisieren - 1 Stunde
Telefonat mit Mitarbeiter - 15 min
Interne Organisation - 15 min
E-Mails - 15 min
Social Media - 15 min
Blogartikel 2 schreiben - 2 Stunden
E-Mails - 15 min
Variante 2 (7 Stunden 45 min):
Bezahlte Kundenarbeit - 1 Stunde
Angebot 1 kalkulieren - 45 min
Angebot 2 kalkulieren - 15 min
Interne Organisation - 15 min
Online-Meeting mit Kunde - 1 Stunde
E-Mails - 30 min
Telefonat mit Mitarbeiter - 15 min
Blogartikel 1 + 2 schreiben - 3 Stunden
Social Media - 30 min
E-Mails - 15 min
Wie Sie sehen, bekommen Sie in Variante 2 die gleichen Dinge erledigt - in kürzerer Zeit. Sie sehen auch, dass in Variante 2 nur zwei Mal am Tag E-Mails gecheckt wurden. Ersparnis in diesem Beispiel: 3 Stunden 15 Minuten an nur einem einzigen Tag. Das sind 16 Stunden und 15 Minuten Zeitersparnis pro Woche! Sie sparen sich also zwei ganze Arbeitstage pro Woche.
9. BENACHRICHTIGUNGEN ADÉ!
Ablenkungen durch Handy, Social Media und diverse Chat-Dienste gaukeln uns vor, dass es gut sei ständig online zu sein und hinter den neuesten Trends, News oder Postings hinterherzuhechten. Was für ein Produktivitäts-Killer!
Deaktivieren Sie bewusst sämtliche Benachrichtigungen auf all Ihren Geräten. Der Suchtfaktor ständig online zu sein ist nicht zu unterschätzen und raubt wertvolle Konzentration sowie wertvolle Zeit; genau genommen 23 Minuten pro Unterbrechung (!) - siehe Punkt 14 weiter unten in diesem Blogartikel.
Sie bezahlen für ständiges Online-Sein mit wichtiger Konzentration und wertvoller Lebenszeit, bekommen aber nichts Handfestes dafür zurück. Ein wahrlich schlechter Deal.
10. POSTFACH FENG SHUI
Es macht Sinn sich aus allen Newslettern auszutragen, die man mehr löscht als liest. Dies gilt natürlich online wie offline. Das Ausmisten von elektronischen und postalischen Newslettern hat etwas Befreiendes. Bestellen Sie Werbung ab, die Sie nicht wirklich benötigen. Wenn Sie öfter auf löschen klicken als auf lesen, dann wissen Sie, wohin mit der Post - ab in die Tonne!
11. E-MAIL VS. CHAT
Wie schon in Punkt 8 oben erwähnt, macht es Sinn gleiche Dinge zu blocken. So verhält es sich auch mit der Kommunikation. Auch wenn es im Trend ist via Chat (zum Beispiel WhatsApp) zu kommunizieren, so ist dies in der Regel ineffizient und problembehaftet. Chats können mit der guten alten E-Mail in puncto Produktivität nicht mithalten.
Wollen Sie „trendy“ sein oder wollen Sie effizient sein? Als Unternehmer liegt die Antwort auf der Hand.
Fakt ist: Die Qualität der Kommunikation verschlechtert sich zunehmend. Dies verläuft parallel zur steigenden Quantität der Kommunikation. Noch nie gab es so viele Wege miteinander zu kommunizieren. Und noch nie gab es so viel Misskommunikation, Missverständnisse und Kommunikationsprobleme. Fällt Ihnen etwas auf?
Die Kommunikation via Chat ist in viele kleine Häppchen unterteilt, oft zusammenhangslos aneinandergereiht und vermisst oft logische Zusammenhänge. Viele Themen werden begonnen und angerissen, aber nicht beendet. Eine saubere Kommunikation mit abgeschlossenem Fazit, Schlussfolgerungen, klarer Linie? Fehlanzeige.
Chats sind oft die Ursache für Missverständnisse, Fehl-Interpretationen und fehlende Resultate aus dem Gespräch. Darüber hinaus gehen oft Dinge zwischen den Chat-Nachrichten verloren. All diese Probleme haben Sie in der E-Mail-Kommunikation nicht (sofern Sie richtig kommunizieren).
Wollen Sie trendy sein oder wollen Sie effizient sein? Als Unternehmer liegt die Antwort auf der Hand.
12. MEETINGS JA, ABER RICHTIG!
Meetings sind einer der wohl größten Produktivitätskiller überhaupt. Sie fressen meist mehr Zeit als sie Dinge voranbringen und binden zu viele personelle (und damit auch finanzielle Ressourcen).
Blocken Sie feste Zeiten für Meetings im Voraus. Spontane Meetings sind tabu! Halten Sie sich außerdem unbedingt fern von Meetings ohne fester Themen- und Zeit-Agenda.
13. URSACHEN VS. SYMPTOME
Was die Problemlösungsfähigkeit betrifft, teilt sich die Menschheit in zwei Typen: Die einen bekämpfen Symptome, die anderen bekämpfen Ursachen.
Auch wenn es anfangs natürlich mehr Arbeit ist (und auch oft unangenehm ist) ein Problem an der Wurzel zu packen und die Ursache des Problems zu lösen; Sie werden sich mittel- und langfristig viel wertvolle Zeit (und Nerven) sparen, wenn Sie statt Symptom-Bekämpfung Ursachen-Bekämpfung betreiben!
Sie glauben „das geht nicht“? Denken Sie noch einmal genau nach und gehen Sie in sich. Denn: Es gibt keine Probleme, sondern nur Lösungen, die man noch nicht gefunden hat.
14. „HABEN SIE MAL EINE MINUTE?“
Frage: Sind Sie Unternehmer oder die Notaufnahme im Krankenhaus?
Hand aufs Herz: Wie viel Dringendes in Ihrem Arbeitsalltag ist nicht Dringendes oder Wichtiges für Ihr Unternehmen, sondern lediglich Dringendes für andere Leute, die es mit ihrer Selbst-Organisation nicht so ernst nehmen.
Ist es Ihre Aufgabe die fehlende Organisation anderer auszubügeln? Nein. Ich gebe zu, die Wahrheit klingt manchmal hart. Aber es ist unerlässlich die Dinge klar zu sehen, wie sie sind - und entsprechend zu handeln. Überdenken Sie Ihre persönliche Erreichbarkeit!
Der nicht stören-Modus am Handy kann hier zum Beispiel helfen. Gekoppelt an die Umleitung des Telefons an ein externes Sekretariat, bleibt Ihr Business trotzdem erreichbar. Auch das Festnetz-Telefon kann an ein externes Sekretariat bzw. an einen telefonischen Erreichbarkeitsservice umgeleitet werden.
Jede Unterbrechung kostet laut einer Studie der University of California, Irvine (durchgeführt von Gloria Mark) 23 Minuten (!) um sich nachher wieder auf die Tätigkeit zu konzentrieren, mit der man vor der Unterbrechung beschäftigt war. Und zwar egal wie lange die Unterbrechung dauert!
"Unterbrechungen kosten einem Unternehmen 31 Stunden pro Woche."
Effizienz-Experte Edward G. Brown erklärt dies an einem Beispiel aus der Finanzindustrie. Wie er im Interview mit der Washington Post berichtet, kosten Unterbrechungen einem Unternehmen 31 Stunden pro Woche. Das ist fast ein Vollzeit-Angestellter.
15. JA ZUM „NEIN“
Ja zu den falschen Dingen zu sagen bedeutet automatisch Nein zu den richtigen Dingen zu sagen. Lesen Sie diesen Satz noch einmal.
"Ja zu den falschen Dingen zu sagen bedeutet automatisch Nein zu den richtigen Dingen zu sagen."
Überlegen Sie, was Sie wollen und wo Sie als Unternehmer in der Zukunft sein möchten. Sagen Sie Ja zu den richtigen Dingen, indem Sie Nein zu den falschen Dingen sagen.
WARUM WIR NICHT NACH ZEIT VERRECHNEN
Manche Designer verrechnen nach Zeitaufwand - vor allem Freelancer und klassische Ein-Mann-Betriebe. Wir rechnen grundsätzlich mit Pauschalen ab, die je nach Leistung und gewünschtem Output für den Kunden kalkuliert sind. Nur in Ausnahmefällen oder wenn der Kunde dies explizit wünscht rechnen wir nach Zeitaufwand ab.
Die Sache ist doch die: Am Ende zählt das, was der Kunde von uns bekommt - sei es ein erstklassiges Brand Design vom Logo bis zur Website, eine Infografik, eine Broschüre oder ein App-Magazin zum Beispiel. Wie wir zum gewünschten Ergebnis kommen, ist dem Kunden logischerweise egal und unsere interne Angelegenheit.
Wenn Sie zum Porsche-Händler gehen und einen Porsche kaufen, zahlen Sie auch den Wert des Autos, der eine Mischung aus Qualität und Marken-Image ist, und nicht wie viele Stunden es gedauert hat dieses Fahrzeug zu produzieren.
Darüber hinaus haben Kunden keinen Einblick und daher oft auch kein Verständnis dafür, dass die Entwicklung eines erstklassigen Logo Designs in den meisten Fällen weitaus mehr als 20 Stunden in Anspruch nimmt.
WORK LIFE BALANCE
Übrigens: Pauline Unterleitner hat mich für ihren Podcast Couchgeplauder zu den Themen Selbstoptimierung und Work Life Balance interviewt. Hier gibt’s das Interview zum Nachhören - und warum ich es so wichtig finde, sich ab und zu das eigene Begräbnis vorzustellen:
FAZIT
Zugegeben, es ist anfangs ein ziemlicher Kraftakt die eigene Komfort-Zone zu verlassen und sich mutig in neue organisatorische Sphären zu begeben. Auch das höfliche, doch bestimmte Erziehen von Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Kunden will gelernt sein.
Doch Sie werden sehen: Ihr Leben und Ihr Business sowie der qualitative Output Ihrer Arbeit werden sich signifikant verbessern. Auch Ihre Kunden werden es Ihnen am Ende danken. Und: Sie werden mehr Quality-Time für Ihr Privatleben haben.
Wenn Sie dieser Blogartikel inspiriert hat, können Sie auch eine Pick my Brain-Session mit mir buchen.
